Strona główna » Sektor publiczny » Organizacja » Pracownicy » Od 21 marca nowe rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej [Dz.U. poz. 471]

Od 21 marca nowe rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej [Dz.U. poz. 471]

14 marca 2023, 09:13
[Data aktualizacji 15 marca 2023, 09:42]

Tomasz Król

prawnik - prawo pracy, cywilne, gospodarcze, administracyjne, podatki, ubezpieczenia społeczne, sektor publiczny

Nowe rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej

Shutterstock

REKLAMA

Praca zdalna, kontrola trzeźwości a zmiany w dokumentacji pracowniczej.

Nowe rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA RODZINY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej

Tekst pierwotny

Na podstawie art. 298¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510, 1700 i 2140 oraz z 2023 r. poz. 240) zarządza się, co następuje:

§ 1.

W rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369) wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 3:

a) we wprowadzeniu do wyliczenia wyrazy „4 części" zastępuje się wyrazami „5 części",

b) w pkt 2:

- w lit. f dodaje się tiret czwarte w brzmieniu:

„- o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 22^1c § 12 i art. 22^1e § 2 Kodeksu pracy),",

- w lit. v średnik zastępuje się przecinkiem i dodaje się lit. w w brzmieniu:

„w) dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej;",

c) w pkt 4 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 5 w brzmieniu:

„5) w części E - dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:

a) informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22^1c§ 6 Kodeksu pracy),

b) informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 Kodeksu pracy),

c) informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22^1c § 6 i art. 22^1e § 2 Kodeksu pracy),

d) informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 i art. 22^1f § 2 Kodeksu pracy).";

2) w § 4 dodaje się ust. 4 w brzmieniu:

„4. Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.".

§ 2.

Pracodawcy w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia dostosują sposób przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, zgromadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, do przepisów rozporządzenia zmienianego w § 1, w brzmieniu nadanym niniejszym rozporządzeniem.

§ 3.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem § 1 pkt 1 lit. b tiret drugie, który wchodzi w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r.

Minister Rodziny i Polityki Społecznej: M. Maląg

¹⁾ Minister Rodziny i Polityki Społecznej kieruje działem administracji rządowej - praca, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny i Polityki Społecznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 416).

Do części B trafi także dokumentacja dotycząca pracy zdalnej - zastąpi informacje o telepracy.

REKLAMA

Rząd opublikował projekt rozporządzenia dostosowującego akta pracowników do nowych przepisów kodeksu pracy. Wynika z tego zamiar szybkiego przygotowania przez rząd przepisów wykonawczych do nowelizacji - dziś nowelizację kodeksu pracy podpisał prezydent.

Nowelizacja kodeksu pracy - praca zdalna i kontrola trzeźwości

Wzór wniosku: okazjonalna praca zdalna (OPZ) od 7 kwietnia 2023 r. 24 dni w roku dla każdego

Wzór wniosku o pracę zdalną [Zmiany 2023 r. Kodeks pracy]

Uchwalona przez Sejm RP 1 grudnia 2022 r. nowelizacja kodeksu wprowadza pracę zdalną oraz przepisy o „prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obowiązek poinformowania pracownika, że podlega ewentualnej kontroli trzeźwości

Nowelizacja Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przekazania nowozatrudnionemu pracownikowi informacji o wprowadzeniu ww. kontroli. Informacje te pracodawca przekaże pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zmiana w części B akt osobowych – kontrola trzeźwości

Wykonanie obowiązku informacyjnego pracodawca musi udowodnić. Dlatego został uzupełniony katalog dokumentów przechowywanych w części B akt osobowych pracownika. W tej części pracodawcy przechowują oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.

Nowymi dokumentami są tu potwierdzenie poinformowania pracownika:

o kontroli trzeźwości pracowników lub
o kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i
sposobie jej przeprowadzania

- art. 22^1c § 12 oraz art. 22^1e § 2 Kodeksu pracy.

Autopromocja

Prawa i obowiązki dyrektora szkoły. Kompetencje. Zadania. Odwołanie

Sprawdź

Zmiana w części B akt osobowych – praca zdalna

Tu nowością są dokumenty o wykonywaniu pracy w formie pracy zdalnej. Zastąpią one informacje o telepracy.

Z uzasadnienia projektu nowelizacji:

“Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik będzie potwierdzał w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Potwierdzenie to będzie przechowywane w części B akt osobowych pracownika.”

Nowa część E w aktach osobowych

W części E znajdują się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Są to:

a) informacje o kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22^1c§ 6 Kodeksu pracy),

b) informacje o badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 Kodeksu pracy),

c) informacje o kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22^1d § 10 i art. 22^1e § 2 Kodeksu pracy),

d) informacje o badaniu pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 i art. 22^1f § 2 Kodeksu pracy).

UWAGA! Z uzasadnienia projektu nowelizacji rozporządzenia o aktach osobowych wynika, że przechowuje się w nich informacje o dacie, godzinie i minucie badania przeprowadzonego w ramach ww. czynności kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność narkotyków. Ale dotyczyć to będzie tylko kontroli negatywnych dla pracownika.

Ta zasada wynika z art. 22^1c § 6 k.p., który stanowi:

“Pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania, o którym mowa w § 4, oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr, o których mowa w § 1, i przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania.”

Z projektu uzasadnienia:

"Przechowywanie informacji o braku alkoholu w organizmie pracownika nie jest celowe, bowiem nie pociąga to za sobą żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika, nie dokumentuje żadnego naruszenia obowiązków przez pracownika."

Alkohol i narkotyki u pracownika - okres przechowywania informacji o kontroli

Informacje w części E. pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania.

Z uzasadnienia:

“Przechowywanie informacji o braku alkoholu w organizmie pracownika nie jest celowe, bowiem nie pociąga to za sobą żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika, nie dokumentuje żadnego naruszenia obowiązków przez pracownika.”

Alkohol i narkotyki u pracownika - kto przeprowadza badanie?

Z uzasadnienia:

"Na żądanie pracodawcy lub pracownika niedopuszczonego do pracy badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego lub zleci badania krwi zgodnie z art. 22^1d § 5 Kodeksu pracy.

Wówczas organ przeprowadzający badanie będzie przekazywał pracodawcy i badanemu pracownikowi informację w formie pisemnej obejmującą imię i nazwisko osoby badanej oraz jej numer PESEL, a w przypadku jego braku – serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, datę, godzinę oraz minutę przeprowadzonego badania, a także jego wynik. Informacja ta również będzie przechowywana w aktach osobowych pracownika, w dodawanej części E."